Sprawdzimy Twoją stronę za darmo i powiemy wprost, co ją hamuje.
Zamów audyt
Klient dostaje odpowiedź. Ty odzyskujesz wieczór.
Zapytanie zamienia się w ofertę i przypomnienie, zanim zdążysz otworzyć skrzynkę. Ty wchodzisz do rozmowy dopiero wtedy, gdy jest o czym rozmawiać.
Autopilot to zestaw połączeń między Twoją stroną, skrzynką pocztową, kalendarzem i programem do faktur, dzięki którym powtarzalne czynności dzieją się bez Ciebie. Zapytanie z formularza samo dostaje potwierdzenie i ofertę, wybrany termin sam ląduje w kalendarzu, a klient, który zamilkł, sam dostaje przypomnienie po kilku dniach. To nie jest automat, który udaje człowieka w rozmowie: rozmowa i decyzje zostają po Twojej stronie, znika przepisywanie danych i pilnowanie terminów.
Jak to wygląda krok po kroku
- 01
Wybieramy jedną czynność
Tę, która zjada najwięcej czasu: wysyłkę oferty, umawianie terminów albo dopominanie się o dokumenty. Wdrożenie wszystkiego naraz kończy się systemem, którego nikt w firmie nie rozumie.
- 02
Podłączamy do tego, czego już używasz
Poczta, kalendarz, fakturowanie, płatności, magazyn, arkusze i komunikatory. Nie przenosimy firmy na nowy system, bo przenoszenie danych do innego programu kosztuje więcej niż samo wdrożenie.
- 03
Miesiąc na realnym ruchu
Scenariusz chodzi na Twoich zapytaniach, poprawiamy to, co się nie sprawdziło, i dopiero potem dokładamy kolejny. Wtedy też widać, ile godzin tygodniowo realnie wróciło.
Najlepsze zapytania giną w ciszy
Zapytania przychodzą wieczorem, w weekend, w środku innego zlecenia. Zanim odpiszesz, klient zdążył napisać do konkurencji, a część kontaktów przepada, bo nikt do nich nie wrócił. Najlepsze okazje przepadają nie dlatego, że jesteś gorszy, tylko dlatego, że ktoś odpowiedział szybciej.
Zapytanie z nocy nie czeka do rana
Każde zapytanie dostaje odpowiedź od razu, o każdej porze, także wtedy, gdy jesteś u innego klienta albo masz wolne. Oferta wychodzi w sekundy, przypomnienie samo wraca do klienta, a Ty przejmujesz rozmowę dopiero wtedy, gdy klient jest gotowy kupić. Odzyskujesz czas, który dziś schodzi na przepisywanie i przypominanie, i przestajesz tracić klientów przez czas reakcji.
Pięć kroków albo dwa. Reszta dzieje się sama.
Przykład, który zna każda firma wystawiająca faktury. Po lewej to, co robi się dziś ręcznie, po prawej to samo po wdrożeniu.
- Klient wysyła zapytanie mailem
- Pracownik czyta i wyszukuje dane klienta
- Przepisuje pozycje do arkusza
- Wystawia fakturę w programie
- Odpisuje klientowi i odkłada dokument
Każde przepisanie danych z miejsca na miejsce to okazja do pomyłki w kwocie, w NIP-ie albo w liczbie sztuk. Przy dwudziestu sprawach dziennie ktoś w firmie robi wyłącznie to.
- Klient wysyła zapytanie mailem
- System rozpoznaje dane, wystawia fakturę, aktualizuje stan magazynu i odpisuje klientowi
Dane wędrują raz i same, więc nie ma gdzie ich przekręcić. Człowiek dostaje powiadomienie i wchodzi tylko wtedy, gdy sprawa jest nietypowa.
Rysunek pokazuje jedną, konkretną sprawę. Przy Twojej firmie kroki będą inne, ale zasada ta sama: system przejmuje to, co powtarzalne, a człowiek zostaje przy tym, co wymaga decyzji.
Ile kosztuje Cię dziś ta ręczna robota
Trzy suwaki, Twoje dane. Nie powołujemy się na żadne cudze badania, mnożymy to, co sam podasz.
Przy tych liczbach wdrożenie zwraca się po 6 miesiącach, licząc razem z abonamentem za nadzór.
Zamów automatyzacjęJedyne nasze założenie w tym rachunku: po wdrożeniu przy jednej sprawie zostaje 2 minuty przeglądu przez człowieka. Reszta to Twoje liczby pomnożone przez siebie. Odzyskany czas to około 2,2 dnia roboczego w miesiącu.
Zaczynamy od siebie.
Ta strona jest obsługiwana przez systemy, które budujemy klientom. Zapytanie, które właśnie możesz wysłać, nie trafi do nikogo na kartkę.
Zapytanie bez przepisywania
Formularz sprawdza dane, odsiewa spam bez zagadek dla użytkownika i w tej samej sekundzie wysyła zgłoszenie na skrzynkę oraz do systemu. Nikt nie przepisuje go ręcznie i nic nie ginie w skrzynce.
Portal klienta
Status projektu, pliki, uwagi i faktury w jednym miejscu, osobne widoki dla nas i dla klienta. Zamiast pytania o postępy jest link, który odpowiada sam.
Płatność i faktura jednym ruchem
Klient wpisuje NIP, dane firmy zaciągają się z rejestru, płaci online, a faktura wystawia się i wysyła sama. Bez wieczornego uzupełniania arkusza.
Przypomnienia i dosyłki
Zapytanie bez odpowiedzi wraca do nas przypomnieniem, klient dostaje potwierdzenie i podsumowanie ustaleń. To, co zwykle ginie w natłoku, pilnuje się samo.
Raport, którego nikt nie składa ręcznie
Co miesiąc zbierają się dane z Search Console, Plausible i monitoringu dostępności, składają w jeden dokument i wychodzą mailem. Ten sam mechanizm dostają klienci z pakietem opieki.
A jak to wygląda u zwykłej firmy.
Te same klocki, poskładane pod konkretny sposób pracy. Trzy kroki wystarczą, żeby zobaczyć, gdzie znika ręczna robota.
Warsztat samochodowy
- Klient wybiera usługę i termin na stronie
- Dostaje potwierdzenie z ceną i godziną
- Dzień wcześniej przychodzi przypomnienie, a po serwisie zaproszenie na przegląd za rok
Mniej telefonów w godzinach pracy i mniej pustych stanowisk po niedojazdach.
Gabinet i salon
- Rezerwacja online z widocznymi wolnymi terminami
- Potwierdzenie mailem i SMS od razu po zapisie
- Przypomnienie dobę wcześniej z możliwością przełożenia jednym kliknięciem
Kalendarz wypełnia się bez odbierania telefonu przy kliencie.
Sklep internetowy
- Klient zostawia koszyk bez zamówienia
- Po godzinie dostaje mail z tym, co w nim zostało
- Po dobie drugi mail z kodem, jeśli nadal nie kupił
Część porzuconych koszyków wraca sama, bez akcji rabatowej dla wszystkich.
Firma budowlana i wykończeniowa
- Formularz pyta o zakres, metraż, termin i budżet
- Zgłoszenie trafia na listę już uporządkowane i opisane
- Po trzech dniach bez odpowiedzi klient dostaje przypomnienie
Wyceniasz to, co ma sens, zamiast oddzwaniać do wszystkich po kolei.
Hurtownia
- Zapytanie o dostępność i cenę z formularza albo z maila
- Automatyczna odpowiedź ze stanem magazynu i terminem
- Przy większym zamówieniu zgłoszenie idzie od razu do handlowca
Proste pytania rozwiązują się same, handlowiec dostaje tylko te warte rozmowy.
Biuro rachunkowe
- Klient dostaje comiesięczne przypomnienie o dokumentach
- Wrzuca pliki przez link, bez zakładania konta
- Brakujące pozycje wracają do niego automatycznie
Koniec z przypominaniem każdemu klientowi osobno w ostatnim tygodniu miesiąca.
Co dokładnie dostajesz
Jak to wygląda w praktyce
Ekipa remontowa, która do siedemnastej jest na budowie
Zapytania spływają w godzinach, w których nikt nie odbiera telefonu, bo cała ekipa pracuje w kaskach. Klient dostaje potwierdzenie, zakres i orientacyjny termin od razu, a Ty wieczorem widzisz gotową listę osób, do których warto oddzwonić.
Fotograf ślubny w szczycie sezonu
Para pyta o wolny termin w piątek wieczorem i tego samego wieczoru pisze do kilku innych fotografów. Odpowiedź z pakietami wychodzi w minutę, a gdy para zamilknie na kilka dni, przypomnienie wraca do niej, zanim wybiorą kogoś innego.
Recepcja, która tonie w umawianiu wizyt
Pół dnia schodzi na odbieraniu telefonów i przekładaniu terminów, a i tak część okienek zostaje pusta. Klienci sami wybierają godzinę z kalendarza, dostają potwierdzenie i przypomnienie dzień wcześniej, więc nieodwołanych nieobecności jest mniej.
Kiedy to dobry wybór
- Zapytania przychodzą wieczorami i w weekendy, czyli wtedy, gdy pracujesz gdzie indziej albo jesteś z rodziną.
- Wiesz, że klient wybiera tego, kto odpowie pierwszy, i często nie jesteś to Ty.
- Nikt w firmie nie pilnuje, żeby wrócić do osoby, która zamilkła po pierwszej wiadomości.
- Codziennie wysyłasz tę samą wycenę, ten sam zakres i te same propozycje terminu, tylko z inną nazwą w nagłówku.
Zanim zamówisz
Trzy rzeczy, których zwykle nie ma w ofercie, a decydują o tym, czy współpraca wyjdzie: co musisz mieć, kiedy odradzamy, i na czym stoi umowa.
Czego potrzebujemy od Ciebie
- Dostępu do skrzynki, kalendarza i programu, w którym wystawiasz faktury.
- Opisu jednej czynności, która zjada najwięcej czasu, i tego, jak wygląda dzisiaj krok po kroku.
- Gotowych treści albo zgody, żebyśmy napisali je sami: potwierdzenie, ofertę i przypomnienie.
- Decyzji, gdzie kończy się automat, a zaczyna rozmowa z człowiekiem.
Kiedy tego nie polecamy
- Zapytań jest kilka w miesiącu i każde jest inne. Automat nie ma czego powtarzać.
- Proces zmienia się co tydzień. Najpierw warto go ustalić, dopiero potem zapisywać w systemie.
- Chcesz, żeby automat prowadził całą rozmowę z klientem. Tego nie robimy, bo klienci rozpoznają to od pierwszego zdania.
Na jakich zasadach pracujemy
- Wdrożenie rozliczamy po uruchomieniu pierwszego scenariusza, abonament z góry za miesiąc.
- Scenariusz opisujemy na piśmie, zanim cokolwiek podłączymy: co robi automat, a co zostaje przy Tobie.
- Każdy scenariusz ma warunek zatrzymania i wyjście do człowieka. To nie jest opcja dodatkowa.
- Konta i dane pozostają Twoje. Po zakończeniu współpracy automatyzacja działa dalej.
- Dostęp do Twoich systemów bierzemy w minimalnym zakresie potrzebnym do pracy i oddajemy go po zakończeniu.
Czego wymagać od wdrożenia automatyzacji
Gdzie automatyzacja realnie oszczędza czas, a gdzie robi więcej szkody niż pożytku.
Co da się zautomatyzować
Potwierdzenia zapytań, rezerwacje terminów, przypomnienia przed wizytą, wysyłkę oferty, przypomnienie po kilku dniach ciszy, wystawianie faktur, przekazywanie zgłoszeń do właściwej osoby i comiesięczne prośby o dokumenty. Wszystko, co powtarza się w ten sam sposób.
Które narzędzia łączą się łatwo, a które nie
To rozstrzyga o cenie wdrożenia bardziej niż liczba kroków w scenariuszu. Łatwo łączą się programy, które producent przygotował do współpracy z innymi i które same zgłaszają, że coś się wydarzyło, na przykład że wpłynęła płatność: poczta, kalendarze, popularne programy do faktur, systemy płatności online, arkusze i komunikatory. Trudno albo wcale łączą się programy działające wyłącznie na komputerze w biurze, programy branżowe, których producent w ogóle nie przewidział do łączenia z czymkolwiek, oraz strony, do których da się dostać tylko przez zalogowanie się i klikanie. Obejście jest możliwe, ale kosztuje wielokrotnie więcej i psuje się przy każdej aktualizacji, więc przy wycenie mówimy wprost, po której stronie leży Twój system.
Jak policzyć, czy to się zwraca
Dwoma liczbami, obiema z Twojej firmy. Pierwsza to godziny, które ktoś co tydzień spędza na przepisywaniu i przypominaniu, pomnożone przez koszt godziny tej osoby. Druga, zwykle większa, to zapytania tracone przez czas reakcji: policz, ile miesięcznie zostaje bez odpowiedzi dłużej niż dobę, i pomnóż przez swoją marżę na jednym zleceniu. Jeśli suma nie przekracza kosztu utrzymania w skali kwartału, powiemy wprost, żeby z tym poczekać.
Gdzie automatyzacja psuje więcej, niż naprawia
W czterech miejscach. Klient, który już odpisał, dalej dostaje przypomnienia, bo nikt nie ustawił warunku, że po jego odpowiedzi przypomnienia mają się skończyć. Dwie osoby rezerwują ten sam termin, bo kalendarz aktualizuje się z opóźnieniem. Wiadomość automatyczna trafia w sytuację, w której brzmi nie na miejscu, na przykład zaraz po reklamacji. I brak wyjścia do człowieka, gdy sprawa wychodzi poza scenariusz. Trzy pierwsze da się przewidzieć przy projektowaniu, czwarte poznaje się dopiero po opiniach klientów.
Co musi zostać po stronie człowieka
Wszystko, co wymaga oceny albo bierze na siebie ryzyko. Wycena nietypowej sprawy, rozmowa z klientem, który się waha, ustępstwo cenowe, przeprosiny po wpadce i decyzja o przyjęciu albo odrzuceniu zlecenia. Automat obsługuje to, co przewidywalne i potwierdzalne. Granicę ustalamy na wdrożeniu i zapisujemy ją w scenariuszu, bo firmy, które przesunęły ją za daleko, dostają obsługę, którą klienci rozpoznają od pierwszego zdania.
Częste pytania
Ile to kosztuje i od czego zależy cena?
Za co płacę ten abonament co miesiąc?
Czy będę musiał zmieniać program, w którym wystawiam faktury?
Czy klient pozna, że odpisał mu automat?
A jeśli automat wyśle coś nie tak? Kto za to odpowiada?
Co, jeśli chcę odpisać klientowi sam?
Kiedy to zacznie działać?
Gdzie trafiają dane moich klientów?
Jeśli kiedyś się rozstaniemy, zostanę z niczym?
Więcej pytań z bazy wiedzy
Ceny, bez pytania o budżet na wstępie
Wdrożenie, jednorazowo
od3 900 zł
Nadzór i poprawki
od440 zł/ mies.
Kwoty są wyjściowe. Na ostateczną wycenę wpływa zakres, liczba materiałów do przygotowania i termin. Podajemy ją po rozmowie, razem z terminem i liczbą rund poprawek na piśmie.
Ustawmy Twój autopilot
Powiedz, jak dziś trafiają do Ciebie klienci, a zaproponujemy pierwszy scenariusz, który obsłuży ich za Ciebie.