Jakie dokumenty powinieneś dostać, zamawiając stronę internetową

To jest najczęstsza luka w projektach, jakie przejmujemy po innych firmach. Klient zapłacił, strona działa, a na pytanie o dokumenty pokazuje fakturę i korespondencję mailową. Faktura potwierdza, że doszło do transakcji. Nie mówi, co dokładnie było w zakresie, kto ma prawa do projektu ani gdzie leżą hasła.

UMOWA O WYKONANIE. Powinna zawierać sześć rzeczy, których brak kończy się sporem: zakres prac wypisany konkretnie, terminy z datami, liczbę rund poprawek w cenie, zasady odbioru, wysokość i harmonogram wynagrodzenia oraz to, co dzieje się przy rozwiązaniu współpracy. Zdanie „strona firmowa z podstronami” zakresem nie jest.

PRZENIESIENIE AUTORSKICH PRAW MAJĄTKOWYCH. Tu jest najważniejszy haczyk, o którym mało kto mówi wprost. Polskie prawo autorskie wymaga dla przeniesienia tych praw formy pisemnej pod rygorem nieważności. Oznacza to, że potrzebne są własnoręczne podpisy na papierze albo kwalifikowany podpis elektroniczny. Skan podpisanej umowy, akceptacja mailem ani podpis zaufany tego nie zastępują. Jeśli wykonawca przysłał Ci sam skan, przeniesienie praw jest nieważne, a strona pozostaje jego.

POLA EKSPLOATACJI. W tej samej umowie muszą być wymienione wprost sposoby korzystania z projektu: publikacja w internecie, zwielokrotnianie, wprowadzanie zmian i przeróbek, korzystanie w materiałach reklamowych. Prawo działa tu przeciwko domyślnym założeniom: przechodzi tylko to, co zostało nazwane. Szczególnie pilnuj prawa do przerabiania, bo bez niego nie wolno Ci zlecić zmian na stronie komuś innemu.

PROTOKÓŁ ODBIORU. Jednostronicowy dokument, który stwierdza, że strona została oddana w uzgodnionym zakresie i w jakim dniu. Od tej daty zwykle liczy się gwarancja i termin płatności końcowej. Bez protokołu obie strony mają inne zdanie na temat tego, kiedy projekt się skończył.

PROTOKÓŁ PRZEKAZANIA DOSTĘPÓW. Lista tego, co fizycznie masz dostać, i na czyje konto to jest zapisane. Minimum: domena wraz z kontem u rejestratora, hosting, kod strony razem z historią zmian, panel do edycji treści, Google Search Console i narzędzie do statystyk, konta usług zewnętrznych podpiętych do strony oraz kopia zapasowa z dnia przekazania. Sprawdź jedną rzecz: czy domena jest zarejestrowana na Ciebie, czy na wykonawcę. To najczęstszy punkt, w którym firma traci kontrolę nad własnym adresem.

UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH. Potrzebna zawsze, gdy wykonawca ma dostęp do danych osób odwiedzających stronę, czyli praktycznie przy każdym formularzu kontaktowym i każdej opiece nad stroną. To wymóg RODO po Twojej stronie jako administratora danych, nie uprzejmość wobec wykonawcy.

ZGODY NA WIZERUNEK. Jeśli na stronie mają być zdjęcia ludzi, pracowników albo klientów, potrzebne są ich pisemne zgody. Dotyczy to także zdjęć z archiwum firmy, na których ktoś jest rozpoznawalny.

CO ZROBIĆ, GDY WYKONAWCA TEGO NIE DAJE. Poproś przed podpisaniem umowy, a nie po odbiorze. Firma pracująca uczciwie ma te wzory gotowe i przekazuje je bez dyskusji, bo zabezpieczają też ją. Odmowa albo zdanie „u nas wystarczy faktura” to sygnał, żeby poszukać kogoś innego. U nas komplet dokumentów jest częścią projektu, nie dopłatą.

Ten tekst opisuje praktykę rynkową i nie jest poradą prawną. Przy nietypowej sytuacji albo dużym projekcie warto dać umowę do przeczytania prawnikowi.